Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam
Công ty TNHH World Tax Services Việt Nam
Công ty TNHH kế toán - thuế Liên Việt
Công ty TNHH Kế toán Thanh Xuân
Công ty TNHH Đào tạo, tư vấn và đầu tư AFTC
Trung Tâm Đào Tạo Smart Train
Công ty TNHH Tư vấn VFAM Việt Nam
Công ty TNHH Tư vấn Tài chính  và Kế toán FAC
Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Kiến Vàng
Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng
Công ty TNHH AP EXPERTISE
Công ty TNHH DV TV Kế toán thuế Đồng Nai
Công ty TNHH Kiểm toán Kế toán và TV Tài chính Việt Nam
CÔNG TY TNHH I-GLOCAL
Công ty TNHH TMF Việt Nam
Công ty TNHH tài chính kế toán thuế Centax
Công ty TNHH Kế toán và TV Thuế Chiến Thuật
Công ty TNHH tư vấn đầu tư và đại lý thuế TAC
Công ty TNHH tư vấn đầu tư Tri Thức
Công ty TNHH DV Kế toán U&I
Công ty TNHH KCS Việt Nam
Công ty TNHH PSC Việt Nam
Công ty TNHH Kế toán Kiểm toán và Tin Học KIẾN HƯNG
Công ty TNHH TV và DV Kế toán Mirai
Công ty TNHH Tư vấn Khai Minh
Công ty TNHH Kiểm toán HSK Việt Nam
Công ty TNHH TMDV và Tư vấn A&M
Công ty TNHH AIC VIỆT NAM
Công ty TNHH DV kế toán và TV Đồng Khởi
Công ty TNHH MAZARS Việt Nam
Công ty TNHH kế toán VINA
Công ty TNHH BDO CONSULTING (Việt Nam)
Công ty TNHH Kế toán AGS
Công ty TNHH kế toán và tư vấn KH
Công ty TNHH kế toán và tư vấn Sao Vàng
Công ty TNHH tư vấn QMC

Thông kê truy cập

  • Tổng truy cập: 6080324
  • Trong tháng: 88463
  • Hôm nay: 383
  • Đang Online: 96

Hướng dẫn lập, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn điện tử

Ngày đăng: 11/06/2018 - Lượt xem: 391
Ngày 25/05/2018 Tổng cục Thuế có ban hành Công văn số 2011/TCT-CS (gọi tắt là Công văn số 2011) trả lời Công ty TNHH Trà đen Viêt Nam hỏi về hóa đơn điện tử theo Công văn chuyển tiếp số 4315/VPCP/DMDN ngày 10/05/2018 của Văn phòng Chính phủ.

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của BTC về hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn như sau:

1.      Khởi tạo, lập hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 3 của Thông tư đã quy định:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

2.      Lưu trữ, hũy và tiêu hũy hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 11 của Thông tư đã quy định:

Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báp cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định của Luật Kế toán . Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.”

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

3.      Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khoản 1 Điều 12 của Thông tư đã quy định:

a)      Nguyên tắc chuyển đổi: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (1) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

 Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

b)      Điều kiện: Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

-        Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

-        Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

-        Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

c)       Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi: – Giá trị hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi, và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

d)      Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi – Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đồi từ hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty TNHH Trà đen Việt Nam mua hàng hóa, dịch vụ của người bán có sử dụng hóa đơn điện tử thì Công ty TNHH Trà đen Việt Nam sử dụng hóa đơn điện tử của người bán để kê khai thuế, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính.

Công ty TNHH Trà đen Việt Nam là đơn vị kế toán có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (Flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Trường hợp Công ty TNHH Trà đen Việt Nam có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư nêu trên.

Bài viết của Ông Mai Thanh Tòng, CPA, Phó Chủ tịch VICA-HCMC

Đăng nhập

Tên đăng nhập
Mật khẩu
Nhớ mật khẩu
  • Hiệp Hội Kế toán Quản trị Công chứng Anh quốc (CIMA)
  • Hội Kế toán công chứng Anh Quốc (ACCA)
  • Ngân hàng Việt Nam Thịnh vượng VPBank
  • Công ty TNHH NC9 Việt Nam
  • Công ty Phần Mềm Quản lý Doanh nghiệp (Fast)
  • Fast Accounting Online
  • Banner

Bình chọn

Bạn thấy website này thế nào?
Rất đẹp
Khá đẹp
Trung bình